مشارکت همگانی در اطلاعات

مشارکت همگانی در اطلاعات

مشارکت همگانی در اطلاعات

مشارکت همگانی در اطلاعات

معمولا دو  واژه “داده ها ” و ” اطلاعات ” را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ ولی این دو واژه تفاوت زیادی با هم دارند، داده ها اعداد و ارقام خام ،تجزیه و تحلیل نشده و واقعیت هاایی درباره رویداد ها هستند . بر عکس ، اطلاعات زمانی به دست میاید که این داده ها تنظیم یا به شیوه ای معنی دار تجزیه و تحلیل شوند . چهار مشخصه ای که باید داشته باشند عبارتند از : کیفیت اطلاعات ، به هنگام بودن اطلاعات ،مقدار اطلاعات و ذیربط بودن اطلاعات (پارسائیان و اعرابی)

چرا مشارکت اطلاعاتی برای توانمند سازی اطلاعات کارکنان اهمیت دارد؟

  • اگر قرار باشد کسانی را که در خط مقدم هستند، مامور و مسئول گرفتن تصمیم هایی که بر حیات شرکت اثر می گذارد باید همان اطلاعاتی را که مبنای تصمیم گیری مدیریت است در اختیار انها قرار دهیم.افراد بی اطلاع نه میتوانند بطور اصولی تصمیم بگیرند و نه در نبود و خلا اطلاعات ، انگیزه خطر کردن دارند.ولی از طرف دیگر افراد با اطلاع ،تقریبا همواره ناگریز از این هستند که بر اساس توانایی های خود،خطر کرده و تصمیم بایسته را برای کسب و کار بگیرند.
  • نکته ی مهم این است که هنگامی میتوانیم از افراد انتظار خطر کردن و پذیرش مسئولیت تصمیم های کاری را داشته باشیم که انها به مدیریت و نظام سازمان ،اعتماد کرده باشند . در سازمان های سلسه مراتبی به ” اطاعت “،بیش از حد بها داده میشود و به افراد مطیع،پاداش می دهند . تا وقتی این مناسبات تغییر نکند ،سخن گفتن از توان افزایی، لغو و بیهوده است. افراد از خودشان میپرسند : اگر با حسن نیت و به رغم تلاش شخصی ، تصمیمی گرفتیم که غلط بود ،چه اتفاقی می افتد ؟ اگر افراد از پی امد تصمیم های خود در هراس باشند( یعنی به رهبری اعتماد نداشته باشند ) میل و علاقه ای به خطر کردن و گرفتن تصمیم های کاری نخواهد داشت . بهتر این است که کسی دیگر اینئ نوع تصمیم ها  را بگیرد و بنابراین توان افزایی،بیهوده و بی معنا میشود . با کمی تامل مشخص میشود بهترین راه حل ایجاد اعتماد در سازمان مشارکت اطلاعاتی است. اگر رهبر ، مشتاق تقسیم قدرت باشد است،افراد به وضوح، متوجه میشوند که مدیر مصمم به کاهش موانع و وارد کردن افراد به حلقه نفوذ مشارکت است.این ادعا به خصوصوقتی صادق است که پای مشارکت در اطلاعات حساس به میان آید.
  • یکی دیگر از عواملی که مشارکت اطلاعاتی در راه توانمند سازی را با اهمیت میسازد این است که نیاز افراد بطور فردی یا گروهی در مراحل اولیه فرایند تغییر ، راهنمایی است. چناجه از افراد پرسیده شود ایا حاضرند در محیطی تونمند و به اصطلاح صاحب اختیار است کار کنند،انها بی درنگ پاسخ میدهند : اری ! ولی اگر بپرسند از توان افزایی چه میدانند و چه تجربه ای دارند ،  معلوم میشود در فرهنگ توان افزایی یا تجربه اندک دارند یا بطور کلی بی تجربه اند و این به علت اطلاعاتی اندکی است  که در این زمینه دارند . این افراد به شیوه ای از رهبری نیازمندند که بطور پیوسته انها را راهنمایی کند و به کار انها جهت بدهد. در این مرحله رهبرب بایستی اطلاعات و مهارت لازم برای اقدام گذاشتن در این راه را ، در اختیار اعضای گروه قرار دهد . به خصوص اطلاعاتی لازم دارند که توضیح دهنده و مبین مناسبات گروه با آرمان ، هدف و ارزش های سازمان باشد .
  • در هر نوع تغییر و نه فقط تغییر توان فزایی ، افراد در شروع کار دارای انواع مشابه دلواپسی اطلاعاتی هستند که باید مورد توجه قرار گیرد . چنانچه نگرانی های اطلاعاتی افراد در مرحله اول تغییر برطرف شود آنها برای استفاده از نیرو و توان خود در راه صـحیح جهت گیری می کنند ، آنگاه افراد با نتایج مورد انتظار آشـنا می شوند چنانچه فرهنگ توان افزایی جا نیفتد، اوضاع شرکت از چه قرار خواهد شد( امینی ، بی تا ) .
مطلب مرتبط :   افزایش حجم عضله در افراد لاغر با ۱۱ راهکار طبیعی و نتیجه‌بخش

‹‹ دایان تریسی[2] ›› در کتاب ‹‹ ده گام به سوی توانمندی[3] ›› در مورد اهمیت آگاهی و اطلاعات در توانمندسازی چنین می گوید : انتظار داشتن از کسی که بدون اطلاعات و آگاهی مناسب ، کارش را درست انجام دهد مثل این است که از او بخواهیم بدون ابزار ضروری خانه ای را بسازد ، معلوم است که اینکار غیر ممکن است .

یک کارمند ممکن است فهم روشنی از مسئولیت های خود داشته باشند ، ممکن است اختیار لازم برای انجام مسئولیت هایش را داشته باشد ، و حتی مهارت ها و قابلیت های انجام شغلش را داشته باشد ، اما اگر آگاهی و اطلاعات لازم را نداشته باشد نمی تواند از مهارت ها و قابلیت های خود حداکثر استفاده را ببرد . بدون اطلاعات و دانش ، کارکنان مجبورند در تاریکی عمل کنند .

یکی از دلایلی که سازمان ها به اهداف خود نمی رسند این است که فعالیتهایشان را بطور صحیح انجام نمی دهند و یکی از مهمترین عوامل چنین وضعیتی فقدان یا کمبود اطلاعات است .

گاهی کارکنان نمی دانند که برای انجام کارشان به چه اطلاعات خاصی نیاز دارند و حتی    نمی دانند این اطلاعات در سازمان وجود دارد . ( دایان تریس ، بی تا )

کارکنان به چه اطلاعاتی نیاز دارند ؟

رهبران باید در دادن اطلاعات بسیار دقیق باشند . اطلاعاتی که در اختیار افراد گذاشته می شود باید بتواند تصویری واقعی از وضع سازمان بدست دهد . پالایش اطلاعات سبب افت اعتماد و اعتبار حاصل از عرضه اطلاعات درست و دقیق می گردد ، به عبارت دیگر آنچه که هست باید گفت ، نه کمتر و نه بیشتر .

مطلب مرتبط :   افزایش سرعت گوشی اندروید و آیفون با چند ترفند ساده

‹‹ دایان تریسی ›› اطلاعاتی را که باید در اختیار کارکنان قرار داد تا به توانمند شدن آنها در انجام وظایف کمک کند به شرح ذیل معرفی می کند .

  • اهداف و مقاصد شرکت : هر فردی در سازمان حتی پایین ترین سطح سازمانی باید از اهداف و مقاصد شرکت مطلع باشند و آن را بفهمند . فهم در این مورد بعنوان نیرویی قدرتمند بریا اتحاد بین کارکنان خواهد شد و می تواند بعنوان عاملی که تیم ها را به هم مرتبط می کند به کار رود . در صورتی که درک شفاهی از اعداف و مقاصد شرکت وجود نداشته باشد امکان کار تیمی وجود نخواهد داشت .
  • کارکنان باید برنامه های واحدکاری خود و شرکت را بدانند و درک کنند : اهداف بعنوان مقصد و برنامه بعنوان راهی است که تیم ها را به مقصد می رساند . گفتن اهداف به تنهایی بدون دادن برنامه مثل این است که به آن ها بگویند که کجا بروند اما چگونه رفتن را مشخص نکنند . هزار و یک راه مختلف برای رسیدن به یک هدف مشخص وجود دارد .
  • اطلاعات راجع به بخش های دیگر شرکت : اگر یک شرکت در حرکت بسوی دسترسی به اهداف سازمان باشد ، نمی تواند عملکرد گروه های مختلف را بصورت مستقل در نظر داشته باشد . مقادیر زیادی اطلاعات مشترک بین واحدهای مختلف وجود دارد که کارکنان باید نسبت به آن مطلع باشند . موفقیت یک قسمت از شرکت به موفقیت کل واحدها بستگی دارد .
  • اطلاع از پیشرفت در زمینه اهداف : هرچند وقت یکبار بایستی به کارکنان میزان دستیابی به اهداف شرکت گفته شود . اگر میزان پیشرفت آن ها به ایشان گوشزد نشود ممکن است میزان دلبستگی و علاقه آن ها کاهش یابد . اطلاع به کارکنان در مورد میزان پیشرفت راه مؤثری برای نگاه داشتن تمرکز آن ها به سوی اهداف است .
  • اطلاعات راجع به صنعت : هنگامی که کارکنان درک درستی از صنعتی که شرکتشان در آن زمینه فعالیت دارند ، داشته باشند و از رخدادهای این صنعت مطلع باشند ، آنگاه فهم بهتری از تصمیم هایی که مدیریت اجرایی شرکت اتخاذ می کنند خواهند داشت .
  • اطلاعات راجع به تغییرات و پیشرفت در سازمان های مشابه برای به روز رساندن وضعیت صنعت در شرکت : کارکنان به طور معمول اگر از علل تغییر مطلع نباشند در مقابل آن مقاومت می کنند . اطلاع رسانی در خصوص تغییرات قبل از آنکه زمان ضرورت تغییر فرا رسیده موجب می شود که کارکنان زمان کافی برای اینکه بطور منطقی به آن فکر کنند داشته باشند و در ایجاد تغییر مورد نیاز در روش های موجود ، مشارکت نمایند . ( دایان تریسی ، بی تا )

1- Ken Blanchard , Johnp . Carlos & Alan Randolph

1- Diane Tracy

2- 10 steps to Empowerment

92

دانلود مقاله تحقیق پایان نامه

No description. Please update your profile.

~~||~~Comments Are Closed~~||~~